１．作品作り

展覧会を開くためには当然ですがまずは作品が必要です。個展、グループ展にかかわらず、ある程度の完成度でいくつもの作品を完成させなければなりません。作品の完成が展覧会に間に合わなかったなんて事がないよう、まずは作品を完成させる事を最優先に考えましょう。

２．実際に会場を見てみる

会場を実際に見て広さや雰囲気を知る事は重要です。掛けられる作品の大きさや点数、自分の作品が映える雰囲気の会場かを知るためにも、まずは当ギャラリーに実際にお越し下さい。

３．申し込みをする

会場を決めたら次は申し込みです。開催希望日から最低でも６ヶ月前には申し込みましょう。気候の良いシーズンの開催を希望される場合、少なくても１年くらい前までに申し込んでおかないと、希望する期間の予約がとれない可能性が高いです。

まずは当ギャラリーにスケジュールの空きをお問合せ下さい。開催期間の合意がとれましたらその期間を仮押さえ致します。申込金のお支払いをもって確定とします。

５．展覧会名を決める

展覧会のＰＲをする前に展覧会名を決めておきましょう。当ギャラリーが展覧会の予定を画廊連合ニュースへ掲載してもらう際に必要になりますので、開催月２ヶ月前の２５日(１０月開催なら８月２５日)までには展覧会名をお知らせ下さい。

６．案内はがき(以降ＤＭ)を作る

いろいろな人に作品を見に来てもらうためには展覧会のＰＲをしなくてはいけません。そのためのＤＭを作成します。開催日の１ヶ月前までには仕上げておきましょう。

自分で作成する場合はIllustratorで作成したデータを印刷会社へ送ります。当ギャラリーに作成を依頼される場合にはラフ原稿を渡して頂きます。部数は1,000部が基準で、これより少なくても値段はほとんど変わりません。

宛名面は下半分(横向きの場合は右半分を使う事もあります)を使って展覧会名、日時、当ギャラリーの地図、オープニングパーティーを開く場合はその時間などを入れます。裏面には自分の作品のうち出来るだけインパクトのある作品の写真(または画像)を貼り付けます。

ＤＭは印刷会社のチェックを経て７日～１０日で仕上がります。完成したＤＭのうち150枚を当ギャラリーへ開催日の１ヶ月前には提出して下さい。

７．ＤＭを配布する

友人、知人、家族と家族の知り合いなど広範囲にはがきを出します。時期は相手の予定もあることですので２週間あまり前に着く様に出すのがベストです。それより早ければ忘れられてしまい、遅ければ予定があるのに…と思われてしまうこともあります。案内が相手に着く時期は重要です。

郵送以外にも、学校やホテル、知り合いの店や画材店、色々なギャラリーなどを歩いて廻り許可を得た上で置かせてもらいましょう。

ＤＭは展覧会を見たい人が持って行く以外に、気に入った葉書を収集している人が持って行く事も多く、インパクトに冨み、見た人が好きな絵柄であればそれこそあっという間に無くなります。１箇所に置くＤＭの枚数の目安は15枚位です。

またホテルの性質上、ＤＭに載せられた絵の種類、例えば日本的な絵や舞妓さんの絵などは外国の人や修学旅行の生徒などに人気で、それこそあっという間に無くなります。

当ギャラリーでお預かりした分のＤＭはマスコミ各社へ郵送したり、いつも来店される美術愛好家、プロ作家等に発送します。発送費用は会場費に含まれます。

８．展覧会のＰＲサイトを活用する

インターネットができる環境であれば、展覧会のＰＲサイトも活用するとよいでしょう。ＤＭの配布だけですと置いた場所や枚数による制約を受けてしまいますが、インターネットを活用すればより多くの方に展覧会のＰＲをする事ができます。

ＰＲサイトには関西アートTOPICSのようなサイトがあります。

９．作品名、値段を決める

各作品の作品名や値段(販売する場合)を決めましょう。作品一覧表や作品キャプションは当ギャラリーが作成しますので、開催日１週間前には全ての作品の作品名、号数、種類(油彩などの)、値段をお知らせ下さい。

１０．梱包前に額紐の有無を確認する

当ギャラリーは掛け金具を使用して直接壁面に飾り付けするため、額には必ず額紐を付けてください。壁面に展示する全ての作品について、梱包前に必ず額紐の有無を確認しましょう。

１１．搬入する

搬入日は原則、開催日前日(当ギャラリー休廊日にあたります)です。他の人の展覧会中に作品が届いたりする事がないよう注意して下さい。搬入作業は当ギャラリーもお手伝いします。

展示作業(作品の設置や照明の調整)の前にまず作品の配置を決めます。絵画等の場合、作品を壁に立て掛けてまず当ギャラリーで配置案を提示(ご自分であらかじめ配置を決められている場合はまずその並びで配置)します。その後、ご使用者の納得がいく配置になるまで配置換えを行います。

配置が決まれば展示作業へ移りますが、基本的に展示作業は当ギャラリーで行います。もちろんご自分で展示作業を行っていただいてもかまいません。

案内板ポスター、作品一覧表、作品キャプション、芳名帖、筆記用具は当ギャラリーが用意しますので、ご使用者は当日は作品を持ち込むだけ済む場合もあります。作品を入れていた箱などの梱包資材は当ギャラリーで展覧会終了までお預かりします。

１２．展覧会の開催

いよいよ展覧会の開催です。開催準備が終わってほっとしたいところですが、ここからが本番。開店前に来場し、お茶やお菓子などの接客準備をします。

お客さんはいつ来場されるかわかりませんので、できるだけ会場で待機しておきましょう。１日中お客さんと話をしたり合間にお茶を出したり、プレゼントのお礼を言ったりとなかなか忙しいものです。個展の場合、お客さんが多い時は昼の食事も取れないこともあります。グループ展の場合は日によって午前、午後と担当者を決めて表を作っておくとよいでしょう。

御花を届けてくれたり、お菓子などを持って来場する方もいます。礼状を出す時に判らなくならないように、必ず頂いた方の名前と品物名を控えておきます。

作品が売れた場合は控えの一覧表に芳名、住所、届ける日時などを書き込みます。また作品キャプションには赤い丸シールをつけます。シールは当ギャラリーで用意しています。

またこの期間に会場費の残金をお支払いいただきます。当ギャラリーでは作品が売れた場合の手数料は頂きません。会場費のみです。

１３．搬出する

無事最終日を終えたらその日のうちに搬出作業へとかかります。お預かりしていた梱包資材に作品を梱包します。搬出作業も当ギャラリーがお手伝いします。運送業者に運搬を依頼される場合は、梱包作業が完了する時間を見計らって来てもらうようにするといいでしょう。

掛け金具や当ギャラリーの展示台の片付け、会場の清掃は当ギャラリーが行いますので、作品の搬出が終わったらそのままお帰り頂きます。

お帰りの際に芳名帖、案内板ポスター(ご希望であれば)をお渡しします。芳名帳は重要なもので、自分の作品のファンを作っていく元になるものです。この芳名帳から自分の作品のファン層が形成されていきます。

１４．展覧会を終えてから

お客さんがお買い上げになった作品は、指定の日に必ずお客さんの元へ届くように手配しましょう。

芳名帳に住所が書かれている場合、必ず「見に来ていただいて有難うございました」という礼状を出しましょう。次回に展覧会を開催する時には、たとえ遠方の人であっても必ずＤＭを出すようにします。こういった小さな積み重ね、努力が自分のファンを増やす最良の方法です。

また御花を届けてくれたり、お菓子などを持ってきて下さったお客さんにも礼状を出すのを忘れずに。